Arhivarea documentelor nu este doar o simplă formalitate. Ci o obligație și o necesitate în același timp. Pentru că în prezent totul se învârte în sfera digitalizării, iar informația înseamnă putere, păstrarea și accesarea imediată a datelor relevante devine necesară. În special pentru o firmă care dorește să se mențină competitivă. Ce implică arhivarea digitalizată și de ce este importantă pentru tine, ca și firmă, află în rândurile următoare.
De ce să digitalizezi documentele?
Știm cu toții cât de mult spațiu ocupă dosare întregi cu facturi, contracte, acte și alte documente importante. Și nu doar spațiu fizic, ci și mental. Pentru că uneori ai senzația că oricât de mult ai încerca să le organizezi, nu reușești să obții o ordine în dezordine. Imaginează-ți cât de neplăcut poate fi atunci când ai nevoie de un document important și nu reușești să-l găsești. În acest caz, te mai întrebi de ce să digitalizezi documentele? Pentru că nu vei mai pierde ore întregi căutându-le în toate dosarele. Economisești spațiu și le protejezi împotriva persoanelor neautorizate. În numeroase industrii, arhivarea documentelor este o cerință legală, așadar te asiguri că respecți toate reglementările în vigoare.
Soluții moderne de arhivare documente
Soluțiile moderne de arhivare documente implică arhivarea electronică prin scanarea și convertirea documentelor în format digital. Procesul începe prin identificarea, sortarea și clasarea documentelor importante. În funcție de criteriile de păstrare, o parte dintre acestea pot fi arhivate digital în cloud, servere sau hard disk-uri și ulterior distruse documentele fizice, sau pot fi digitalizate și arhivate fizic în depozite atent supravegheate. O unitate protejată autorizată folosește sisteme de securitate performante, protejând documentele arhivate împotriva accesului neautorizat. În plus, documentele sunt păstrate în conformitate cu reglementările în vigoare, având astfel certitudinea că întreaga ta arhivă este păstrată în siguranță.
Beneficiile arhivării digitalizate pe termen lung
Implementarea unor servicii arhivare documente digitalizate nu aduce doar beneficii de moment. Ci și pe termen lung. Deși există un cost inițial pentru implementarea soluțiilor potrivite, pe termen lung vei economisi bani prin reducerea costurilor asociate cu spațiul pentru depozitare și timpul necesar pentru a găsi documentele de care ai nevoie. Totodată, având acces rapid la date importante, angajații vor fi mai productivi și vor răspunde prompt solicitărilor partenerilor sau clienților tăi. Odată ce documentele sunt digitalizate, le poți accesa de pe orice dispozitiv, de oriunde, la orice oră. Acest aspect îți oferă flexibilitatea de care au nevoie toate afacerile din prezent.
În funcție de nevoile afacerii tale, implementează soluția de arhivarea digitalizată potrivită. Prin simplificarea proceselor de arhivare și căutare, vei economisi timp și resurse și îți vei îmbunătăți eficiența. Colaborează cu o unitate protejată autorizată și ai certitudinea că vei beneficia de standarde ridicate de arhivare, confidențialitate și securitate.
